Sector
Voor evenementenorganisatoren
U bouwt een programma, boekt artiesten en regelt vergunningen. Wij zorgen dat uw bezoekers aankomen, parkeren en na afloop weer wegkomen, zonder dat de omgeving vastloopt of uw vergunning erop stukloopt.
Waar u tegenaan loopt
De vergunning
De gemeente vraagt een verkeersplan en soms een mobiliteitsplan, en de termijn is korter dan u dacht.
Parkeercapaciteit
Hoeveel plekken heeft u nodig, en wat als het terrein vol is of het weiland na regen onbruikbaar?
De uitstroom
Iedereen wil tegelijk weg. Dat is het moment waarop bezoekers uw evenement beoordelen.
Hulpdiensten
Routes moeten vrij blijven, ook als het terrein vol staat en de weg afgezet is.
Aanwonenden
Een omleiding door een woonstraat levert klachten op bij de gemeente, niet bij u.
Leveranciers
Aan- en afvoer die niet door de bezoekersstroom heen mag lopen.
Hoe wij dat oplossen
Wij dekken de hele keten, van papier tot de laatste auto van het terrein.
- Mobiliteitsplan: hoeveel bezoekers, waarmee, wanneer, en hoeveel capaciteit dat vraagt.
- Verkeersplan: de tekening met afsluitingen, omleidingen en posten, klaar voor de vergunning.
- Verkeersmaatregelen: hekken, bebording en omleidingen, geplaatst en weer weggehaald.
- Parkeerbegeleiding: instroom, vakindeling, kaartverkoop en uitstroom.
- Verkeersregelaars: op de kruisingen, oversteken en toegangswegen.
- Coördinatie: één aanspreekpunt op de dag zelf.
Begin op tijd, echt op tijd
De meest voorkomende misrekening bij evenementen is de doorlooptijd van de vergunning. Gemeenten vragen een evenementenvergunning doorgaans zes tot twaalf weken vooraf aan, afhankelijk van de omvang en de risicoklasse.
Omdat het verkeersplan onderdeel van die aanvraag is, moet het er dus vóór die termijn liggen, en daarvóór moet er geschouwd en getekend zijn. Voor een groot evenement is een half jaar voorbereiding realistischer dan drie maanden.
Bent u laat? Bel dan alsnog. Soms is er meer mogelijk dan u denkt, maar dan moeten we het wel weten.
Veelgestelde vragen
Vragen van evenementenorganisatoren
Heb ik een verkeersplan én een mobiliteitsplan nodig?
Bij een klein evenement meestal alleen een verkeersplan. Zodra u met grotere aantallen werkt of meerdere parkeerterreinen gebruikt, vraagt de gemeente doorgaans beide. Het mobiliteitsplan onderbouwt dan waarom het verkeersplan eruitziet zoals het eruitziet.
Wij organiseren dit evenement elk jaar. Kunnen we het plan hergebruiken?
Vaak wel, maar niet blind: de omgeving verandert, en gemeenten stellen soms nieuwe eisen. Wij actualiseren een bestaand plan, wat sneller en voordeliger is dan opnieuw beginnen.
Kunnen jullie ook de kaartverkoop op de parkeerterreinen doen?
Ja, statisch én mobiel, inclusief controle. Dat deden we onder meer bij Jacks Racing Days en Delfsail.
Wat gebeurt er als het terrein vol raakt?
Daar hoort vooraf een plan voor te liggen: een terugvalterrein, een aangepaste routing en communicatie richting aankomend verkeer. Dat leggen we vast in het mobiliteitsplan, zodat er op de dag zelf niet geïmproviseerd hoeft te worden.
Leveren jullie ook mensen voor andere taken op het terrein?
Wij leveren servicemedewerkers die breed inzetbaar zijn, onder meer voor kaartverkoop en het geleiden van bezoekersstromen. Vertel wat u nodig heeft, dan kijken we wat we kunnen bieden.
Bespreek uw evenement
Vertel ons waar en wanneer het plaatsvindt en hoeveel bezoekers u verwacht. Dan denken we mee, ook als u nog in de oriëntatiefase zit.